Rajska Góra

Polityka ochrony danych osobowych

1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej: Polityka) ma za zadanie stanowić regulację ochrony danych osobowych w firmie DWOREK RAJSKA GÓRA Karol Sobolski z siedzibą w Górze lok. 6 (adres do doręczeń- Góra 6, 84-252 Zamostne), wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej CEiDG NIP: 5882271613, REGON: 221923274, adres poczty elektronicznej info@rajskagora.pl, numer telefonu kontaktowego: 888999575 (dalej Firma).

2. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest Karol Sobolski, który sprawuje nadzór nad obszarem ochrony danych osobowych oraz jest Administratorem w rozumieniu RODO. Firma zapewnia, zgodność postępowania kontrahentów Spółki z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania Danych przez Firmę.

3. Przedmiotowa polityka ma zastosowanie również do strony internetowej prowadzonej przez Firmę.

4. SKRÓTY I DEFINICJE:

Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu. RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s.1). Dane oznaczają dane osobowe zwykłe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu. Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu. Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Firma powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość). Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się. Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

5. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W FIRMIE – ZASADY OGÓLNE.

5.1. Filary ochrony danych osobowych w Firmie:

(1) Legalność – Firma dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.

(2) Bezpieczeństwo – Firma zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, podejmując stale działania w tym zakresie.

(3) Prawa jednostki – Firma umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.

(4) Rozliczalność – Firma dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.

5.2. Zasady ochrony danych - Firma przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:

(1) w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);

(2) rzetelnie i uczciwie (rzetelność);

(3) w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);

(4) w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);

(5) nie więcej niż potrzeba (adekwatność);

(6) z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);

(7) nie dłużej niż potrzeba (czasowość);

(8) zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).

5.3. System ochrony danych osobowych w Firmie składa się z następujących elementów:

(1) Firma dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Firmie, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposób w wykorzystania danych (inwentaryzacja).

(2) Firmie opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w Firmie (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Firmie.

(3) Firma zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:a) utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,b) inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Firma przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Firmy.

(4) Firma spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:a) obowiązki informacyjne - Firma przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków;b) Firma weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających;c) Firma zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane;d) Firma stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.

(5) Firma posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Firmy, wymogów co do warunków przetwarzania(umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.6. Ponadto niniejsza polityka uwzględnia w całokształcie procesów przetwarzania danych osobowych dwa istotne podejścia realizacji zasad przetwarzania danych osobowych tj.(i) privacy by design oraz (ii) Privacy by Default.

6. INWENTARYZACJA

6.1. Firma nie przetwarza danych szczególnych kategorii oraz danych karnych.

6.2. Firma identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane, i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.

6.4. Firma nie dokonuje Profilowania.

6.5. Firma nie dokonuje Współadministrowania.

7. SPOSÓB OBSŁUGI PRAW JEDNOSTKI I OBOWIĄZKÓW INFORMACYJNYCH

7.1. Firma dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.

7.2. Firma ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Firmie, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu z Firmą w tym celu.

7.3. Firma dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.

7.4. W celu realizacji praw jednostki Firma zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Firmę, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany,

7.5. Firma dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.

8. OBOWIĄZKI INFORMACYJNE

8.1. Firma określa zgodne z prawem i efektywnie sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.

8.2. Firma informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.

8.3. Firma informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.

8.4. Firma informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.

8.5. Firma określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam, gdzie to jest możliwe.

8.6. Firma informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.

8.7. Firma informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

8.8. Firma informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).

8.9. Firma informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.

8.10. Firma bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

9. ŻĄDANIA OSÓB

9.1. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Firma wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich.

9.2. Firma informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.

9.3. Firma informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.

9.4. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych Firma informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art.15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Firma uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.

9.5. Na żądanie Firma wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Firma może wprowadzić i utrzymać cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana będzie na podstawie oszacowanego jednostkowego kosztu obsługi żądania wydania kopii danych.

9.6. Firma dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Firma ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Firma informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

9.7. Firma uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Firma ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych. Firma może polegać na oświadczeniu osoby co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Firmę procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.

9.8. Na żądanie osoby Firma usuwa dane, gdy:

(1) dane nie są niezbędne do cel, w którym zostały zebrane, ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach,

(2) zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,

(3) osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,

(4) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,

(5) konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego. Firma określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art.17 ust. 3 RODO. Firma podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich. W przypadku usunięcia danych Firma informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

9.9. Firma dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:

a) osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,

b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,

c) Firma nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

d) osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Firmy zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu. W trakcie ograniczenia przetwarzania Firma przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego. Firma informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Firma informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

9.10. Na żądanie osoby Firma wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Firmie, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej w systemach informatycznych Firmy.

9.11. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Firmę w oparciu o uzasadniony interes Firmy lub o powierzone Firmie zadanie w interesie publicznym, Firma uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Firmy ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

9.12. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Firmę na potrzeby marketingu bezpośredniego, Firma uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.

10. MINIMALIZACJA

10.1. Firma dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: (i) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), (ii) dostępu do danych, (iii) czasu przechowywania danych.

10.2. Firma zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO. Firma dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok. Firma przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych.

10.3. Firma stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do system. w przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).

11. BEZPIECZEŃSTWOFirma zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Firmę.

11.1. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa – Firma przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:

(1) Firma zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania – wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.

(2) Firma przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Firma analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o rożnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.

(3) Firma ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym, Firma ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście, jak: (i) szyfrowanie danych osobowych, (ii) inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania (m.in. firewall, programy antywirusowe), (iii) środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.

11.2. Oceny skutków dla ochrony danych – Firma dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie. Firma stosuje metodykę oceny skutków przyjętą w Firmie.

11.3. Firma stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Firmie.

11.4. Firma stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.

12. CELE PRZETWARZANIA DANYCH

Do głównych celów przetwarzania Danych przez Firmę należy zaliczyć:

A) wykonanie umowy - gdy osoba zdecyduje się na zakup towaru/skorzystanie z usługi, musi podać dane niezbędne do realizacji umowy (imię i nazwisko, adres korespondencyjny, adres e-mail, nr telefonu, nr NIP, nazwę firmy). Dane Osobowe, które zostają podane, są przetwarzane m.in. w celu wykonania umowy. Podstawą prawną przetwarzania powyższych danych jest niezbędność przetwarzania do celu wykonania umowy.

B) kontakt z klientem - może zostać wprowadzona możliwość skontaktowania się z Firmą przy wykorzystaniu elektronicznych formularzy kontaktowych. Skorzystanie z formularza wymaga podania Danych Osobowych niezbędnych do skontaktowania się i udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu przyjęcia i obsługi zapytania, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości jego obsługi.Dane Osobowe podane w formularzach kontaktowych są przetwarzane w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania przesłanego przez udostępniony formularz – podstawą prawną przetwarzania jest tu niezbędność przetwarzania do wykonania umowy sprzedaży;

13. COOKIES

13.1. W ograniczonym zakresie Firma może zbierać dane za pośrednictwem plików cookies znajdujących się w na stronie internetowej Firmy. Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na komputerze użytkownika lub innym urządzeniu mobilnym, w czasie korzystania przez niego z serwisów internetowych. Pliki te służą m.in. korzystaniu z różnych funkcji przewidzianych na danej stronie internetowej lub potwierdzeniu, że dany użytkownik widział określone treści z danej witryny internetowej. Wśród plików cookies wyróżnić możne te, które są niezbędne do działania Sklepu Internetowego. Warto jednak zaznaczyć, że dane te nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi strony, a jedynie z komputerem połączonym z Internetem, na którym cookies zostało zapisane.

13.2 Firma korzysta też z usług podmiotów trzecich, które mogą wykorzystywać pliki cookies w następujących celach (i) monitorowanie ruchu na stronie internetowej, (ii) zbieranie anonimowych, zbiorczych statystyk.

13.3 Użytkownik może zarządzać plikami cookies, zmieniając ustawienia swojej przeglądarki internetowej. Firma zastrzega jednocześnie, że po odrzuceniu plików cookies niektóre funkcje oferowane przez stronę internetową mogą nie działać prawidłowo.

14. PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI

Firma zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania. W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Firmę odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.

15. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1.Administrator zastrzega sobie prawo zmiany w przyszłości niniejszej polityki – może to nastąpić m.in. z następujących powodów:

a) zmiany obowiązujących przepisów, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych, prawa telekomunikacyjnego, usług świadczonych drogą elektroniczną oraz regulujących prawa konsumentów, wpływające na nasze prawa i obowiązki lub prawa i obowiązki Klienta;

b) rozwój funkcjonalności lub usług elektronicznych podyktowany postępem technologii internetowej, w tym stosowanie/wdrożenie nowych rozwiązań technologicznych lub technicznych, mające wpływ na zakres polityki.

2. Niniejsza polityka obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r.